「自己成長=正しい報告」

2018年2月26日

~道経筆録~   
「自己成長=正しい報告」

日々の業務において重要となる柱に「報告」があります。
私の過去の経験では、高い成果を上げる社員及び社外の方は、例外なく報告がきちんと出来ていると思います。
正しい報告の仕方を身につけることは、上司からの信頼、自己成長、そして生産性向上を促進します。


1. 報告の意味

ビジネスの世界で「報告」は大変重要な意味を持ちます。
(「お客様」→)「現場の社員」→「管理職」→「本部」→「トップ」
おおまかな情報の流れはこのようになっています。
皆さんの報告をもとに、トップは「現場の状況」を把握しています。
この報告の流れが止まってしまったり、間違った報告が届いたりしてしまうと、トップは経営判断を誤ってしまいます。報告には「仕事の進捗状況」「お客様の意見」「クレーム」などがあります。 皆さんが発する「仕事の進捗状況」によって、上司は皆さんに依頼した「仕事がどうなっているのか」を理解するのです。また、「お客様の意見」や「クレーム」は会社のサービスや商品を見直す大切な材料となります。


2. 上司とのコミュニケーションは報告から

さて、上司とのコミュニケーションはどうやってとるのでしょうか?
「飲みにケーション」なんていう言葉が流行りました。
飲みにいくことも一つでしょうが、出来れば職場のコミュニケーションは職場でとりたいものです。職場では私語は好ましくありません。
そうすると、ズバリ、「報告」が上司とのコミュニケーションになるのです。
皆さんから発する毎日の「報告」によって、上司は「仕事の進捗状況」「問題点」「お客様の状況」など把握すると同時に、皆さん自身のことも理解しているのです。


3.  正しい報告の仕方

正しい報告の仕方とは「結論からする」ことを認識し実行して下さい。
「結論」から話すと、自然に簡潔な報告になります。
この方法が難しい人は「結論から報告します」と声に出して言うと、簡単に出来るようになります。


4. 悪い報告こそ早くする

言いづらいことは誰にでもあることです。
仕事で失敗することも、お客様からお叱りを受けることも、ビジネスの世界では珍しいことではありません。
好ましくないことは、叱責されることを恐れて、嫌な報告をつい後回しにしてしまうことです。
嫌な報告、悪い報告というのは、企業にとっての問題点なのです。
問題は解決しなければなりません。その情報が遅かったり、上司に伝わらなかったりすると、問題に対する処理が遅れてしまい、悪化してしまいます。
取り返しのつかない問題に発展してしまうケースも少なくありません。
「嫌な報告、悪い報告こそ早くする」ことを忘れないで下さい。


5. 嬉しい報告も忘れずに

「謙遜」というのは、日本人の美意識でしょうか。
「お客様に誉められた」「他部署の上司から誉められた」などの内容を、「照れくさい」という気持ちから上司に報告しない人がいます。「良い報告」は、誉められたあなただけのものではありません。会社や部署内に喜びをもたらし、職場を明るくしてくれます。
職場全体のモチベーションも上がるのです。


6. まとめ

報告は組織の生産性を向上させ、個人の業務スキルも向上させます。
大切なことは報告の重要性を強く認識し、正しい報告(報告書作成)を行うことです。
「結論から」先に、そして「事実事象のみ」を「主観を交えない」で、「早く行う」ことです。
あなたの意見主観は、報告とは区別して行うことで信頼性も高まり、良い人間関係も構築
されるのです。


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